Co można zautomatyzować w szkole językowej?

Procesy obsługi klienta w szkołach językowych w większości wciąż są obsługiwane ręcznie. A można inaczej. Technologia przydaje się nie tylko  po to, aby zautomatyzować powtarzalne (i często nudne) zadania, ale by mądrzej i przyjaźniej obsługiwać kursantów.

‍

Jeśli nie wiesz od czego zacząć to ten tekst jest dla Ciebie. Poniżej znajdziesz kilka procesów, które najczęściej automatyzujemy w szkołach językowych.

‍

4 procesy, których nie powinien wykonywać pracownik

‍

1. Zbieranie danych o potencjalnych klientach

‍

Znasz to uczucie, kiedy we wrześniu ruch jest tak duży, że zapominasz kontaktować się z niektórymi klientami? Potencjalni zainteresowani klienci dzwonią telefonicznie, piszą na maila, wypełniają formularze, a ty starasz się sprawdzać wszystkie miejsca, aby żadnego nie pominąć.

‍

To klasyczna sytuacja, która ma miejsce w szkołach językowych. Pierwszym elementem, który wprowadzam w trakcie projektów jest centralna baza kontaktów, która sprawia, że żaden kontakt już ci nie ucieknie.

‍

‍

Po pierwsze: kontakty ze wszystkich źródeł powinny trafiać do jednego pliku

‍

Zazwyczaj potencjalni klienci pochodzą z formularzy na stronie, z reklam Facebook i Google, z telefonów, z maili, czasem przychodzą osobiście do sekretariatu.

Niezależnie od tego z jakiego źródła pochodzi klient powinien znaleźć się w twojej “centralnej bazie kontaktów” czyli w jednym pliku excel (lub innym narzędziu, z którego korzystasz). Najlepiej jest mieć przygotowany gotowy formularz za pomocą którego wprowadzasz dane bezpośrednio do twojej “centralnej bazy kontaktów”.

‍

Po drugie: zaznaczaj statusy.

‍

Najważniejsza kolumna w twoim pliku z potencjalnymi klientami to kolumna o nazwie STATUS. Status sygnalizuje Ci w pierwszej kolejności, na którym etapie znajduje się potencjalny klient, a jednocześnie jakie powinno być następne działanie, aby zbliżyć klienta do podjęcia decyzji o zapisie do Twojej szkoły.

‍

Przykład: Mamy potencjalnego klienta na statusie “Nowe zgłoszenie” - to sygnał dla sekretariatu, że to nowy kontakt, który dopiero wyraził zainteresowanie kursami i trzeba podjąć z nim kontakt i np. zapisać na lekcję pokazową. Po zapisie kontakt zmienia status na “Zapisany na lekcję pokazową” i już jest o krok bliżej do podjęcia decyzji o zapisie.

‍

Po trzecie: utrzymuj spójny format danych

‍

Brzmi to dosyć enigmatycznie, ale to bardzo prosty, ale super ważny zabieg. Jeśli wpisujesz datę to zawsze w jednym formacie np. DD.MM.YYYY, jeśli wpisujesz numer telefonu to zawsze 48 000 000 000 itd, jeśli wpisujesz imię kursanta to zawsze w pełnej formie czyli np. Aleksandra, a nie Ola (nawet jeśli ma 3 latka :)).

‍

Ta niepozorna zmiana sprawia, że Twój excel z danymi o potencjalnych klientach zyska +1000 pkt do funkcjonalności, a dodatkowo przeniesienie tych danych do innego narzędzia typu CRM (co bardzo polecam!) będzie bajecznie proste.
‍

Polecane narzędzia: Airtable, Smartsuite

‍

Komunikacja wokół lekcji pokazowych

‍

Kiedy organizujesz lekcje pokazowe i zbierasz chętnych potencjalnych klientów musisz wykonać kilka ważnych działań, aby wszyscy byli odpowiednio poinformowani.

‍

W procesie komunikacji o lekcji pokazowej pojawiają się zazwyczaj 3 podstawowe komunikaty:

• potwierdzenie zapisu na lekcję pokazową (e-mail oraz sms)
• przypomnienie o lekcji pokazowej na 1 dzień przed (e-mail oraz sms)
• komunikat “dziękujemy za udział w lekcji pokazowej” (e-mail oraz sms)
  ‍

Te komunikaty można wysłać automatycznie wykorzystując narzędzia do budowania scenariuszy automatyzacji np Make lub wykorzystując automatyzacje dostępne w systemach CRM.

‍

Kolejnym krokiem może być rozbudowa komunikatów wokół lekcji pokazowych, aby jeszcze lepiej i szybciej przesuwać klienta po ścieżce sprzedaży.

‍

Polecane narzędzia: Make

‍

Zapis na rozmowę poziomującą

‍

Zazwyczaj, aby zapisać potencjalnego klienta na rozmowę poziomująca trzeba ustalić wspólny termin dla klienta oraz metodyka/lektora. Aby nie bawić się w głuchy telefon i aby sekretariat nie musiał uczestniczyć w tych ustaleniach wykorzystaj kalendarz online.

W tym narzędziu możesz ustalić dostępność metodyka/lektora oraz udostępnić klientowi. Dzięki temu klient komfortowo może wybrać wygodny dla siebie termin, a wszyscy zainteresowani otrzymają o tym powiadomienia.

‍

Polecane narzędzia: Zencal, Calendly

‍

Podpisanie umowy

‍

Jeśli wciąż podpisujesz z klientami papierowe umowy to… przestań w końcu. Zastanów się ile czasu traci twój sekretariat, żeby przypominać klientom o przyniesieniu podpisanej umowy, ile czasu marnujecie na monitorowaniu tego tematu i ile lasów marnujecie na papier do wydrukowania tych dokumentów?

‍

Można to bardzo wygodnie zrobić online w kilku krokach:

• wgrywasz szablon umowy z tzw. zmiennymi czyli polami, które są wypełniane dla każdego klienta/każdej grupy innymi wartościami
• dokument jest wypełniany na podstawie danych z twojego CRM lub e-dziennika
• wysyłasz klientowi dokument do podpisu na maila
• klient potwierdza podpis jednym kliknięciem
• wszyscy dostajecie podpisane dokumenty i potwierdzenia

‍

Polecane narzędzia: Autenti

‍

Kilka słów na koniec

‍

Prowadząc szkołę językową chcesz dostarczać swoim kursantom najwyższą jakość kursów językowych. Spędzasz duża czasu na szukaniu najlepszych metod i najlepszych lektorów. Wiele wysiłku wkładasz w to, aby każdy kursant był zaopiekowany i czuł się w szkole dobrze, szczególnie jeśli mówimy o dzieciach i ich rodzicach.

‍

Jednak prowadzenie szkoły językowej to nie tylko wyzwania związane ze sposobem nauczania, ale także mnóstwo pracy operacyjnej którą trzeba wykonać.

‍

Od ponad 2 lat współpracujemy ze szkołami językowymi i pomagamy im układać procesy. Jeśli chcesz by administracja, sprzedaż i obsługa klienta działała szybciej i przyjaźniej dla klienta - skontaktuj się z nami, a pokażemy Ci, gdzie możesz najwięcej zyskać dzięki mądrym automatyzacjom.

‍

‍

‍