.png)
Dla szkół językowych okres kontynuacji kursów to moment, w którym sekretariat mierzy się z prawdziwym tsunami pracy: setki klientów, tysiące wiadomości, telefony, Excela po horyzont. Ten proces da się uprościć.
U naszych klientów wprowadzamy automatyzację sprzedaży, dzięki której do 70% klientów przedłuża kurs jednym kliknięciem, a sekretariat kontaktuje się już tylko z tymi, którzy potrzebowali dodatkowej rozmowy.
.png)
Wszyscy obecni klienci: 731.
Wszyscy klienci, którzy przedłużyli kurs bez udziału sekretariatu: 502
Koniec semestru, początek... chaosu?
W każdej szkole przychodzi taki moment w roku, kiedy kończy się semestr, a wraz z nim trzeba zadać kursantom jedno, z pozoru proste pytanie:
„Czy chcecie kontynuować zajęcia?”
Ale jeśli masz za sobą choć jeden sezon kontynuacyjny, to doskonale wiesz, że nie jest to ani szybkie, ani łatwe pytanie. Zwykle oznacza to wiele godzin pracy sekretariatu, setki telefonów, maile, które giną gdzieś w skrzynkach odbiorczych, a na końcu – chaos w Excelu, gdzie każdy pracownik zaznacza coś po swojemu, koloruje wiersze i… często sam nie wie, które informacje są aktualne.
Z pozoru chodzi tylko o decyzję: „tak” lub „nie”. A jednak cały ten proces potrafi pochłonąć ogromną ilość energii zespołu. W efekcie zamiast wspierać niezdecydowanych klientów czy pracować nad jakością komunikacji, zespół po prostu gasi pożary.
A co, jeśli powiem Ci, że większość Twoich klientów może podjąć decyzję o kontynuacji samodzielnie, bez jakiegokolwiek kontaktu z sekretariatem?
Zrobiliśmy to już w kilkunastu szkołach. W niektórych nawet 70% decyzji o kontynuacji zostało podjętych automatycznie – kursanci otrzymali maila, kliknęli w odpowiedni przycisk, system zapisał decyzję, a zespół zajął się wyłącznie osobami, które faktycznie potrzebowały kontaktu.
Tradycyjna akcja kontynuacja – czyli gdzie ginie czas i nerwy
Zanim opowiem Ci, jak działa kampania kontynuacji zautomatyzowana, warto przypomnieć sobie, jak to zwykle wygląda. Przygotowujesz ofertę – być może nawet kilka wersji, dla różnych grup wiekowych lub poziomów. Wysyłasz ją mailem do dziesiątek lub setek kursantów. Niektórzy odpisują niemal od razu, inni potrzebują przypomnienia, a część po prostu... nie reaguje wcale. Wtedy dzwonisz. Czasem raz, czasem kilka razy.
Kiedyś ktoś coś zaznaczy w Excelu, czasem zapomni. Jedna osoba używa koloru zielonego jako potwierdzenia, inna – jako "do sprawdzenia". System? Właściwie go nie ma. A Ty, jako osoba zarządzająca szkołą, próbujesz zliczyć te wszystkie „zielone”, „żółte” i „czerwone” paski, żeby sprawdzić, na jakim etapie jesteście. I co z tego wynika? Nieefektywność. Niepotrzebne błędy. I ogromne obciążenie zespołu, który zamiast prowadzić rozmowy jakościowe z klientami, zajmuje się logistyką komunikacji.
Kontynuacja w trybie self-service – co to znaczy w praktyce?
Każdy z nas, jako klient, codziennie odbiera dziesiątki komunikatów. Maile, SMS-y, powiadomienia, wiadomości od znajomych. W tym gąszczu informacyjnym tylko te komunikaty, które są jasne i proste, mają szansę zostać zauważone i zrealizowane. Dokładnie na tym opiera się filozofia kampanii typu self-service.
Kontynuacja w trybie self-service oznacza, że klient nie potrzebuje żadnego kontaktu z sekretariatem, by podjąć decyzję o kontynuacji kursu. Otrzymuje wiadomość z ofertą i dwoma dużymi, czytelnymi przyciskami: „Tak, kontynuuję” albo „Jeszcze się zastanawiam”.
Jeden klik – i decyzja trafia do systemu. Jeśli klient kliknie na „tak”, otrzymuje automatycznie wiadomość z potwierdzeniem. Jeśli wybierze „jeszcze się zastanawiam” – system sygnalizuje to pracownikom szkoły i to właśnie do takich osób warto zadzwonić.
Dzięki temu sekretariat nie traci czasu na zbieranie odpowiedzi, tylko skupia się na wsparciu klientów, którzy potrzebują kontaktu. A decyzje, które wcześniej trzeba było "wyciągać" telefonicznie, zapadają szybko i sprawnie – często tego samego dnia, bez dodatkowej interwencji.
Przykład z życia – 70% decyzji bez jednego telefonu
Jedna z naszych szkół zdecydowała się wdrożyć taki scenariusz kontynuacji. Cała kampania została przygotowana w 10 godzin. Wysłano ponad 2 800 wiadomości, ale zespół nie musiał ich pisać ani wysyłać ręcznie. Wszystko działo się samo.
Efekt?
- 70% klientów podjęło decyzję całkowicie samodzielnie,
- szkoła zaoszczędziła ponad 100 godzin pracy,
- zwrot z inwestycji (ROAS): 900%.
To pokazuje, że dobrze zaprojektowany proces nie tylko upraszcza życie klientom, ale realnie zmienia sposób działania szkoły – na szybszy, lżejszy i bardziej skalowalny.
Co widzi sekretariat?
Sekretariat ma stały dostęp do aktualnej bazy z informacjami o tym, kto podjął decyzję, kiedy została wysłana oferta, czy dany klient kliknął, jaki ma status. Nie trzeba już nic zaznaczać ręcznie, nie trzeba przeszukiwać maili ani dzwonić „na wszelki wypadek”. Wszystko jest jasne, przejrzyste i aktualne.
Co ważne, kampania nie wymaga zaangażowania całego zespołu – a wręcz przeciwnie: odciąża go i pozwala skupić się na tym, co naprawdę wymaga ludzkiego kontaktu.
Najczęstsze pytania
Czy to zadziała u mnie?
Tak, bo każde rozwiązanie dopasowujemy do realiów konkretnej szkoły. Niezależnie od tego, czy masz jedną grupę czy piętnaście poziomów, czy działasz w jednej lokalizacji czy w kilku miastach – scenariusze komunikacyjne można dostosować.
Możemy przygotować różne treści dla różnych grup, wysyłać komunikaty z różnych kont, czy zbierać informacje do kilku baz równolegle. To naprawdę elastyczne rozwiązanie, które rośnie razem z Twoją szkołą.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca?
Wdrożenie kosztuje najczęściej od 3 000 do 7 000 zł netto – w zależności od zakresu i poziomu personalizacji. Ale to wydatek jednorazowy – w kolejnych latach możesz korzystać z tego samego procesu, co roku, bez dodatkowych kosztów (albo z minimalnymi modyfikacjami) więc z każdym kolejnym rokiem masz dodatkowy zwrot już bez kosztów.
A im więcej masz kursantów, tym szybciej ten koszt się zwraca. Bo każda wiadomość, której nie musisz napisać, każde przypomnienie, którego nie musisz wysłać ręcznie – to realne minuty pracy Twojego zespołu, które możesz przeznaczyć na coś znacznie bardziej wartościowego.
.png)